Personel kapıdaki QR'ı telefonuna kurduğu Esnafhan PDKS uygulamasıyla okutur; sistem konumu doğrular, puantajı üretir, fazla mesaiyi vardiya kurallarına göre hesaplar ve ay sonunda net maaş bordrosunu çıkarır. Müşteri projelerinde çalışan personel o projeye atanır; ücreti, vardiyası ve mesaisi projeden gelir, hangi projenin kaça mal olduğu bordrodan görünür. Avans, icra ve hakediş elle girilmez; bordroyu değiştiren her hareket yönetici onayından geçer. SGK ve vergi hesabı mali müşavirinizde kalır; Esnafhan işletmenin kendi kalemlerini hesaplar. Cihaz yok, yönetici hesabı personel sayılmaz.
Esnafhan Personel Takip, çalışanı olan firmalar için PDKS, puantaj ve bordro programıdır. Personel kapıdaki karekodu telefonundaki Esnafhan PDKS uygulamasıyla okutur, konumu doğrulanır; puantaj, fazla mesai ve net maaş bordrosu kendiliğinden çıkar. SGK ve vergi hesabı yapılmaz, mali müşavirde kalır.
15 aktif personele kadar ücretsizdir, fazlası kişi başı ücretlenir. Sayıya yalnız aktif personel kartları girer; paneli kullanan yönetici, muhasebeci ya da İK hesabı personel sayılmaz, kasiyer ve kurye de kart açmadan çalışır. Kapıya asılan karekod dışında cihaz almazsınız. Ayrılırsanız puantaj ve bordronuzu Excel'e alırsınız; veriniz kilit altında kalmaz.
Kapıya sabit bir QR kodu asarsınız. Personel Esnafhan PDKS uygulamasını açar, kamera QR'ı görür görmez okur; konum doğrulanır, sıradaki adımın giriş mi çıkış mı olduğunu sistem bilir ve 3 saniyelik geri sayımla kaydeder — yanlışlıkla okutulduysa "Vazgeç" durdurur. Turnike ya da parmak izi cihazı gerekmez.
Personelin telefonu bir kez eşlenir: panelde personelin hesabından "Telefonu Eşle" dersiniz, ekrana çıkan tek kullanımlık karekodu personel kendi telefonuyla okutur. Oturum o telefona bağlanır; parolasını ya da oturumunu başkasının telefonuna taşımak işe yaramaz, arkadaşı yerine okutma yapılamaz. Firma ayarından parolayla girişi tamamen kapatabilirsiniz. Telefon değişince yeniden eşlersiniz, eskisi kendiliğinden kapanır.
Ücret, giriş-çıkış, avans, icra, hakediş, IBAN ya da bordro parametresi değiştiğinde değişiklik hemen işlenir ama önceki ve sonraki değeriyle kayda geçer. Akışı açtığınızda firma yöneticisi onaylamadan o ayın bordrosu kesinleşmez. Yanlışlıkla kesinleşen bordroyu yalnız yönetici, gerekçe yazarak taslağa alabilir — kesilen avans taksitleri de geri açılır.
Personelin maaşı iki hesaba gidiyorsa (ör. SGK'lı tutar bir bankaya, kalanı diğerine) banka listesi tek dosyada iki sayfa üretir. İki bacağın toplamı daima net maaşa eşittir, kuruş kayması olmaz; kesintiler neti SGK tutarının altına düşürürse dosyanın içine uyarı yazılır.
Akaryakıt firmasının ekstresini (plaka, litre, tutar) yüklersiniz; "34 DA 0067" ile "34DA0067" aynı plaka sayılır, birden çok aracı olanın litreleri toplanır, eşleşmeyen plaka isim isim raporlanır. Yakıt üç şekilde işlenir: sabit litre, fiili tüketim ya da kesintisiz (masrafı firma karşılar).
Vuruşlardan aylık çizelge üretilir. Aylık ücretli personelde vardiyalı normal günde vuruş yoksa gün çalışılmış sayılır; gelmediği günü siz işaretlersiniz. Saatlik ve günlük çalışanlarda fiili saate göre hesaplanır.
Çarpanların kaynağı vardiyadır, tek bir firma ayarı değil. Personel ay içinde birden çok vardiyada çalıştıysa her grup kendi çarpanı ve kendi saat ücretiyle hesaplanır, bordroda kırılımı yazılı olarak görünür.
Onaylanan avans taksit planına bağlanır ve o ayın bordrosundan kesilir. İcra dosyaları kalan borç üzerinden planlanır; ay içi ek işler hakediş olarak girilir ve tahakkuk kalemi olarak bordroya girer.
İşe giriş, işten çıkış, ay ortasında projeden ayrılma ve tekrar işe alım tek mekanizmayla çözülür: maaş takvim günü oranında ödenir, personelin firmada olmadığı günlere puantaj ya da bordro yazılmaz. Ayrılan personel aynı kartla geri alınır; geçmiş dönem silinmez.
Evrak takibi, kart ve demirbaş zimmeti, yıllık izin bakiyesi tek karttadır. Açık zimmet işten çıkışı engellemez — çıkış hemen işlenir ki ayrılan kişi bordroda çalışıyor görünmesin; iade alınmayan zimmet ise panelde ve puantajda "iade bekliyor" olarak görünür kalır.
Müşteri projesinde çalışan personeli projeye atarsınız; ücret, vardiya ve mesai koşulları atamadan gelir, bir kişi aynı ay birden çok projede çalışabilir. Merkezde ya da idari işte çalışan personel projesiz çalışır, koşullar kartından okunur. Nasıl işlediği aşağıda ekranlarıyla anlatılıyor.
Numune toplama, dağıtım gibi her gün aynı adresleri dolaşan işlerde projeye alım ve teslim adreslerini bağlarsınız. Adresler rotalara sürükle-bırakla dizilir, personel rotaya atanır, rota planı Excel'e alınır. Aynı adres birden çok projede kullanılabilir; adres kaydı bir kez tutulur.
Kim neyi ne zaman değiştirdi kayıtlıdır. Kimlik numarası, IBAN ve sağlık gibi hassas verilere erişim ayrıca loglanır; bu kayıtları İK ve muhasebe değil yalnızca yetkili yönetici görür.
Temizlik, güvenlik, servis ya da şantiye gibi işlerde personel bir müşterinin projesinde çalışır, bazen aynı ay iki projede birden. Esnafhan'da personeli projeye atarsınız: ücret, vardiya, fazla mesai çarpanı ve yemek/yakıt kesintisi o atamaya yazılır. Puantaj ve bordro projeye göre ayrı satırlarla çıkar, hangi projenin aylık kaça mal olduğunu bordrodan görürsünüz. Aşağıdaki ekranlar demo firmada kurulan iki müşteri projesidir: bir site temizliği ve bir depo güvenliği.
Her proje bir müşteriye bağlıdır. Proje sayfası o projede kimin çalıştığını, hangi vardiyada, hangi ücretle ve ne zamandan beri çalıştığını tek tabloda gösterir. İş bitince atamaya bitiş tarihi girilir; geçmiş kayıt silinmez.
Atama penceresinde çalışma koşullarını o proje için girersiniz: vardiya, tam ya da yarı zamanlı, aylık, günlük ya da saatlik ücret, fazla mesai çarpanları, yakıt ve yemek. Puantaj ve bordro bu atamadan okur; personel kartındaki bilgiler değişmez.
Personel gündüz bir projede, gece başka bir projede çalışabilir; her atama kendi ücretini ve vardiyasını taşır. Birden çok projesi olan personel PDKS uygulamasında okuturken hangi projede olduğunu seçer, saatleri doğru projeye yazılır.
Ay sonunda her personel için tek bordro çıkar, ama kalemler projeye göre ayrılır: her projenin maaşı, fazla mesaisi ve kesintisi kendi satırındadır. Fazla mesai o projedeki vardiyanın çarpanıyla hesaplanır ve hesabı satırda yazılıdır.
Raporlar ekranı her ay iki sayı verir: atamadaki ücretten hesaplanan beklenen maaş ve bordrodan gelen gerçek maliyet. Müşteri ya da proje seçip süzebilir, aynı tabloyu Excel'e alabilirsiniz. Projeye yazılamayan kalemler (avans, icra kesintisi) tablonun altında ayrıca yazılır, toplamdan sessizce düşmez.
Maaşı, IBAN'ı, avansı ya da hakedişi kim değiştirirse değiştirsin, değişiklik önceki ve sonraki değeriyle kayda geçer. Firma yöneticisi onaylamadan o ayın bordrosu kesinleşmez. Aşağıdaki ekranlar demo firmada İK kullanıcısının girdiği gerçek değişikliklerdir.
İK ücreti günceller, IBAN girer, avans onaylar ya da hakediş yazar; işlem iş akışını bekletmez. Her hareket Bordro Onayları ekranına türü, personeli, etkilediği dönemi ve önceki → yeni değeriyle düşer.
Bekleyen bir değişiklik dönemle kesişiyorsa ayın tamamı kilitlenir; bordro ekranı nedenini ve kimleri etkilediğini yazar. Taslak bordro son değişiklikten önce hesaplandıysa da kesinleştirme yerine yeniden hesaplama istenir.
Firma yöneticisi değişen alanları tek tek görür, onaylar ya da notuyla iade eder; iade notu değişikliği yapan kullanıcının karşısına çıkar. Yanlışlıkla kesinleşen bordroyu da yalnız yönetici, gerekçe yazarak taslağa alabilir.
Esnafhan PDKS, personelin tek işi olan "girdim / çıktım" için tasarlandı: uygulamayı açar, kamerayı kapıdaki QR'a tutar, gerisi kendiliğinden olur.
Aşağıdakiler çizim ya da tasarım taslağı değil; uygulamanın kendisinden alınmış görüntülerdir. Veriler demo firmaya aittir.
Esnafhan'da modüller birbirine bağlı değildir. Sadece personel takip isteyen bir işletme diğerlerini açmak zorunda kalmaz; ihtiyaç doğduğunda tek tıkla eklenir, veriler aynı yerde birleşir.
Hayır. Kapıya asılan sabit bir QR kodu ve personelin kendi telefonu yeterlidir; giriş-çıkış konumla doğrulanır.
Mağazadan indirme yoktur: Esnafhan PDKS adresi telefonda açılıp "Ana ekrana ekle" denir, ikonuyla uygulama gibi açılır. Personelin telefonu ilk açılışta panelden verdiğiniz tek kullanımlık karekodla eşlenir; oturum o telefonda açık kalır.
QR kodu tek başına yetmez: konum doğrulanır, hangi personelin okuttuğu oturumdan bilinir ve her okutma iz bırakır. QR kodunun içeriği imzalıdır, elle üretilemez.
Evet. Firma yöneticisi gerekçe yazarak kesinleşmiş bordroyu taslağa alır; o bordroda kesilen avans ve icra taksitleri yeniden açılır, işlenen hakedişler geri alınır ve işlem denetim kaydına yazılır.
Hayır. Sistem brüt/net yasal kesinti hesabı yapmaz; fazla mesai, avans, icra, hakediş, devamsızlık, yakıt ve yemek gibi işletme kalemlerini hesaplar ve personele ödenecek net tutarı çıkarır. SGK bildirimi ve vergi hesabı mali müşavirinizde kalır; banka ödeme listesi SGK'lı tutarı ayrı hesaba bölebilir. Oranlar koda gömülü değildir, parametre ekranından girilir.
Hayır. 15 personele kadar ücretsiz, fazlası kişi başıdır; sayıya yalnız aktif personel kartları girer, panele giren yönetici, İK ve muhasebe hesapları sınırsızdır ve sayılmaz.
Evet. Personeli iki projeye de atarsınız; her atamanın kendi ücreti, vardiyası ve mesai çarpanı olur. Bordro tek çıkar ama maaş, fazla mesai ve kesinti satırları proje proje ayrılır. PDKS uygulamasında okuturken personel hangi projede olduğunu seçer.
Raporlar ekranında ayı ve isterseniz müşteriyi ya da projeyi seçersiniz. Bordrodan gelen tahakkuk, kesinti ve net tutar proje proje listelenir; bordro hesaplanmadan önce de atamadaki ücretten beklenen maaşı görürsünüz. Aynı rapor Excel'e alınır.
Personel kartında çalışma şeklini "Projesiz" seçersiniz; ücreti, vardiyası ve mesai çarpanı karttan okunur. Proje raporlarına girmez, personel bazlı raporlarda ve bordroda yer alır.
Evet, aynı kart üzerinden. Yeni bir istihdam dönemi açılır, kapatılmış proje atamalarından hangilerinin yeniden açılacağını seçersiniz; geçmiş dönem kaydı silinmez.
Evet. Silinen kayıtlar çöp kutusunda durur ve tek tuşla geri alınır; personelin durumu değişmeden kart geri gelir.
Kendi WhatsApp numaranıza gelen mesajı yapay zekâ okur, siparişe çevirir, onay alır.
Bastırdığınız QR kodu okutan müşteri, uygulama indirmeden botunuzla konuşur; bot belgelerinizden cevap verir, siparişi alır.
Instagram bağlantısından sipariş alan mobil mağaza; stok, kampanya ve gerçek kâr aynı panelde.
14 gün ücretsiz deneyin. Kurulum ücreti yok, taahhüt yok, komisyon hiç yok.
Yapay zekâ asistanı — hata yapabilir. KVKK aydınlatma metni